Plan de Continuité d’Activité – Version : 1.1 – Février 2021

Destinataires

Les Directeurs ou Responsables de départements

Sujet

SCHEMA DE GESTION DE CRISE INSTRUCTIONS A SUIVRE EN CAS DE SINISTRE MAJEUR Fiche 17 : Premières actions des Départements Fiche 18 : Prendre connaissance des décisions de la CCD Fiche 19 : Mobiliser vos équipes Fiche 20 : Organiser la reprise de vos équipes Fiche 21 : Suivre la crise Annexe 1 : Annuaire Annexe 3 : Accès au site de repli utilisateurs Annexe 4 : Besoins des utilisateurs et montée en charge

Schéma de Gestion de Crise

Instructions à suivre en cas de sinistre majeur

Pandémie

1.    Premiers conseils

• Fiche 17 : Premières actions des Départements

Au niveau de la production

La production peut être scindée en deux groupes, permettant ainsi une division des équipes et en alternant les cuisines utilisées pour diminuer le risque de contagion à un minimum.

1.- Communication

Mise en place d’un plan de communication interne.

Tous les moyens de communication disponibles sont utilisés afin d’expliquer les adaptations aux employés.

2.- Mise en place de moyens humains / Recrutement interne externe

Dussmann Luxembourg exerce des activités dans diverses branches. Un manque de personnel dans le cadre d’une activité peut être en partie comblé par le recours au personnel d’une autre société de Dussmann Luxembourg.

Cette méthode est priorisée parce qu’elle permet d’employer des salariés déjà instruits dans les méthodes et accoutumé aux pratiques de Dussmann Luxembourg.

Ce transfert de personnel se fera en tout état de cause dans le respect des conventions collectives en vigueur dans les différentes branches.

Outsourcing :

Cette méthode requiert le recours au personnel extérieur à Dussmann Luxembourg. Les différentes sources potentielles sont hiérarchisées comme suit :

1. Les candidatures enregistrées pendant les 6 derniers mois sur notre système de gestion CVs
2. ADEM
3. Appel aux demandes d’embauche sur les différentes voies de communications à notre disposition (Jobs.lu, LinkedIn, Facebook, etc.)

3.- Approvisionnement de matériel de protection

Vêtements : Un stock d’urgence est disponible chez le fournisseur. ***Mentionner ici les fournisseurs***   Equipements / Accessoires : Voir au magasin central Dussmann Contacts : Alain LEMAITRE tel : 34 20 50 – 235 GSM : 621 141 982   Nico CASERTANO  Tel : 34 20 50 – 295 GSM : 621 272 431

4.- Division des équipes / Limitation des contacts

Mettre en application les mesures sanitaires conseillées. Par exemple limiter de mélanger les employés et créer des équipes fixes pour limiter les noyaux de propagation.

4.- Télétravail

Rappeler l’importance de la charte de télétravail, et mettre un maximum de personnel en télétravail.

5.- Isolation des personnes clé

Selon la fonction certains personnes peuvent recevoir un logement à disposition sur le territoire. Afin de palier aux fermetures des frontières, et d’assurer sa sécurité.

• Qui contacter en cas d’incident impactant de façon considérable la bonne marche d’une des sociétés de Dussmann Luxembourg ?

Membres du Comité – Direction à notifier, dans l’ordre suivant :

Suite à une première évaluation de la situation par les membres notifiés, une décision sera prise quant à l’organisation et planification d’une réunion en Comité – Direction.

Selon divers critères, dont la gravité, la durée potentielle/projetée ou encore l’étendue de la situation, le Comité – Direction prend ou non la décision de mettre en place une cellule de crise chargée de la décision des grandes lignes de la politique de gestion de crise.

La cellule de crise sera composée des membres du Comité – Direction et du Top Managment (Annexe 1). Sa mission consistera prioritairement dans la coordination, en situation de crise, des différents acteurs et services.

Les destinataires nécessitant les informations relatives à la crise seront ensuite contactés directement par le Comité – Direction.

Ayant constaté la crise et engagé le plan du Comité – Direction, une cellule de communication, chargée de la surveillance et du transfert de tout type de communication, sera mise en place pour contrôler les informations qui circulent à l’intérieur de Dussmann Luxembourg, mais aussi vers l’extérieur. La communication repose sur les trois piliers suivants : 

• Communication interne Dussmann Luxembourg
• Communication externe (hors communications vers le Group)
• Communication vers le Group (Berlin)

Divers groupes de travail pourront être créés, selon besoin, par la cellule de crise afin de s’occuper spécifiquement d’un aspect de la crise en question. 

Si le PCA est activé, exécutez les décisions de la CCD.

Si vous souhaitez vous réunir, vous pouvez utiliser les salles de réunion existant sur le site de repli ou vous rendre sur un lieu à votre convenance.

Vous pouvez vous aider des documents suivants :

Annexe 1 : Annuaire

2.   Prenez connaissance des décisions de la CCD

Votre directeur ou votre Correspondant PCA  vous informe des conditions de reprise décidées pour votre équipe et des directives à communiquer à vos collaborateurs et clients.

• Fiche 18 : Prendre connaissance des décisions de la CCD

Vous pouvez vous aider du document suivant :

Annexe 4 : Besoins des utilisateurs et montée en charge

3.   Mobilisez votre équipe devant se replier

• Fiche 19 : Mobiliser vos équipes

Vous pouvez vous aider du document suivant :

Annexe 3 : Accès au site de repli utilisateurs

4.   Rendez vous sur le site de repli & Organisez votre activité

• Fiche 20 : Organiser la reprise de vos équipes

Vous pouvez vous aider des documents suivants :

Annexe 1 : Annuaire  Annexe 3 : Accès au site de repli utilisateurs

5.   Reporting, suivi de la crise…

Vous devez informer régulièrement votre directeur ou votre Correspondant PCA de la reprise de votre activité : difficultés rencontrées, dysfonctionnements, réussite des opérations, …

• Fiche 21 : Suivre la crise