Identifier les cibles
| Cibles | Moyens | Qui | Objectifs |
| Groupe – Siège – Autres sites du groupe – Actionnaires | – Téléphone (Annuaire) – Fax – Courriel | – CEO – Responsable communication | Informer sur la nature du sinistre et sur les mesures spécifiques mises en place pour assurer la continuité de l’activité |
| Clients | – Courrier type – Fax – Communiqués de presse – Message sur le site internet | Responsable communication clients | Prévenir les clients de la situation, les informer sur le dispositif en place et le mode dégradé |
| Fournisseurs Partenaires Sous-traitants | – Téléphone (Annuaire) – Courriel (lettre type) – Courrier d’information – Communiqués de presse – Internet | Responsable communication | Décrire les mesures spécifiques mises en place pour assurer la continuité de l’activitéInformer de la situation tout au long du déroulement de la gestion de crise |
| Médias | – Communiqués de presse – Conférences de presse – Disposer d’un annuaire de contacts médias – Messages sur le site internet – Envoi de messages pré-rédigés (e-mails, lettres, fax …) | Responsable communication | Informer sur la situation et préserver l’image de marque de Dussmann |
| Organismes de tutelle (Commission bancaire, BDL, CSSF…) | – Téléphone – Courriel – Fax | Direction juridique | Respect des obligations réglementairesInformer de la situation et des décisions prises par la CCD Etablir un reporting régulier de l’évolution de la situation tout au long du déroulement de la crise |
| Assurances | – Courrier – Téléphone | Direction juridique | Déclarer le sinistre S’informer sur le type de garanties |
| Collaborateurs | – Téléphone (Annuaire) – Cellule de soutien – Alarm-Titl – Messages sur un extranet – Mails internes / Newsletter Bulletins quotidiens / Flash Info | – RH – Com. interne – RPCA | Informer les collaborateurs de la situation, sur le dispositif en place, sur les consignes à tenir en situation de crise Rassurer et prendre en charge |
| IRP | – Téléphone – Annuaire DRH | DRH | Informer de la situation et des décisions prises par la Cellule de Crise Décisionnelle Etablir un reporting régulier |
| Secours Police Mairie et commissariat | Annuaire des services publics de l’arrondissement | Services généraux | Assurer le secours des collaborateurs et du site Prévenir toute escalade du sinistre |
Etablir les premières déclarations
| Déclarer le sinistre auprès des assurances en respectant les délais légaux : · 8 jours pour déclarer un sinistre, hors dimanche et jours fériés · 1 mois pour fournir les diverses pièces nécessaires. · En cas de déclaration de catastrophe naturelle, l’assuré doit déclarer à l’assureur tout sinistre susceptible de faire jouer la garantie dès qu’il en a connaissance et au plus tard dans les 10 jours suivants la publication de l’arrêté interministériel constatant l’état de catastrophe naturelle au journal officiel. · 48 heures en cas de dommages résultant d’émeutes, mouvements populaires, terrorisme, vandalisme… · 48 heures pour porter plainte si l’assuré est victime d’actes de malveillance. S’informer des premières mesures conservatoires à prendre : · L’autorisation de déblayer est-elle accordée ? · … Communiquer vers autorités de tutelle ou organismes institutionnels · Initialiser la communication vers les autorités de tutelle ou organismes institutionnels conformément aux dispositifs réglementaires et sur décision de la cellule de crise. · Avertir avec clarté les autorités de tutelle des problèmes rencontrés et de l’incidence éventuelle qu’ils peuvent avoir sur les services qui leur sont délivrés habituellement. Le message doit bien entendu insister sur les moyens qui sont mis en œuvre pour assurer le retour à la normale et sur le plan de continuité que la CCD a déclenché pour maîtriser la situation. |
Pour communiquer