Exemples de messages « pré-rédigés »
Communiqué vers la clientèle
| Contern, le [Description du sinistre et état des lieux succinct]. Pour pallier aux conséquences de cet événement et continuer à assurer au mieux notre activité et ce dans les meilleures conditions possibles, notre plan d’urgence a été déclenché. Une partie de nos équipes est rassemblée sur notre site de repli et utilise nos systèmes informatiques de sauvegarde pour assurer un service minimum mais de qualité. Ce service sera renforcé au cours des prochains jours si la situation perdure. Vous pouvez joindre le personnel critique qui s’y trouve pour effectuer vos opérations urgentes à ses numéros téléphoniques habituels. Tous les autres appels seront transférés au standard XX (01 XX XX XX XX). Compte tenu des circonstances, nous vous remercions de limiter vos appels aux communications urgentes afin de ne pas encombrer le standard pendant cette période. L’emploi du fax et de la messagerie électronique pour vos demandes courantes doivent être privilégiés. Des communications ultérieures vous tiendront informés de l’évolution de la situation. Tout est mis en œuvre pour que XX reprenne une activité normale dans les meilleurs délais. Nous vous présentons nos excuses pour la gêne occasionnée et vous remercions de votre compréhension. XXX, Directeur Général |
Communiqué de presse
| Contern, le XX vient de subir des dommages importants ayant mis hors service xxxx Conformément au plan de secours initié depuis le ….., notre plan d’urgence a été déclenché. Nos équipes sont rassemblées sur notre site de repli et y assurent d’ores et déjà un service minimum qui sera renforcé dans les prochains jours si nécessaire. Nos clients et intermédiaires ont déjà été alertés et peuvent correspondre par mail et/ou par fax ou nous joindre aux numéros téléphoniques habituels. Néanmoins, notre standard téléphonique (01 XX XX XX XX) est habilité à prendre tous les messages. Tout et mis en œuvre pour que XX reprenne une activité normale dans les meilleurs délais. XXX, Directeur Général |
Exemple de courrier type à destination de partenaires
| Contern, le Vous avez sans nul doute appris par la presse ce matin que le siège de notre société a dû faire face à [sinistre]. Les experts des services de secours [pompiers, polices] mènent actuellement une enquête pour déterminer les causes exactes du sinistre qui a débuté à [heure et jour]. Dans la situation présente, nous ne pouvons occuper nos locaux. Néanmoins, en utilisant les procédures développées dans un Plan de Secours, nous sommes à même de respecter nos obligations envers votre [administration, société] à partir de sites de repli. Nos activités sont assurées à partir de [adresse]. Notre numéro de téléphone est le [n° tel]. Notre système informatique a été restauré dans sa totalité et nous sommes à même de traiter les informations comme à l’accoutumée. Notre personnel continue à assurer nos prestations habituelles aux clients. Le sinistre a occasionné quelques interruptions dans le traitement administratif pour une courte période. Le traitement administratif redeviendra normal dans les [jours] qui viennent. Nous vous contacterons dans les jours à venir afin de vous donner de plus amples renseignements. Soyez assuré que nous vous informerions immédiatement si la situation venait à se modifier. Si vous souhaitez de plus amples informations, n’hésitez pas à me contacter au [N° Tél.]. Veuillez accepter, M. [nom du correspondant], l’expression de nos salutations distinguées. XXX, Fonction |
| La continuité des activités de l’entité […] est assurée après les dommages occasionnés par [cause sinistre] dans ses locaux, [adresse du site]. En utilisant les procédures développées dans un Plan de Continuité d’Activité, [nom société] est à même de traiter les demandes de ses clients à partir de ses sites de repli. Aucun chiffre sur le montant total des dommages n’est disponible pour le moment. Les experts des services de secours [pompiers, polices] mènent actuellement une enquête pour déterminer les causes exactes du sinistre qui a débuté à [heure et jour]. [Nombres de personnes] se trouvaient dans les locaux au moment du sinistre. Le nombre des personnes affectées par le sinistre est estimé à [Nombre de personnes]. « Nous demandons à nos clients de nous soutenir dans les efforts que nous fournissons. Nous réalisons notre possible pour fournir les services habituels à nos clients » commente Monsieur [Président du directoire]. Toute personne souhaitant des informations complémentaires peut appeler le [n° de téléphone] où les services clients seront à même de répondre à toutes les questions. Note du rédacteur : Pour plus d’informations sur ce communiqué, veuillez contacter s’il vous plaît [nom responsable communication] [titre]. |